failuresucess

ERP Projeleri Zor mu Kolay mı? Sorunlar…

Günümüzün tüm işletmeleri maliyet ve verimlilik olgularını mantıklı biçimde yönetmeye çalışıyor. ERP pazarlayıcılarının hemen hepsinin anlattığına göre bu işsadece bir kurumsal kaynak planlama projesi yürüterek çözülebilir. Ancak ERP projelerinde de proje hikayeleri o kadar iç açıcı değil.

Dünyada başarılı biçimde bir gereklilik olarak uygulanan ERP projeleri maalesef ülkemizde yavaş yavaş bir fenomen olma yolunda.

Aslında sorun ERP sistemlerine sahip olup olmamanız değil , şirketinizi nasıl yönetmek istediğiniz.

Aşağıda bir ERP projesinde edindiğim izlenimleri özetlemeye çalıştım.

vr_erpi_01_implementing_new_capabilities_in_erp

Bilişim Projelerinde Orta Vade Sorunları

Proje Yürütme Sorunları

a.     Uygulama Sorunu

İşletme ve proje dahilinde çalışan katılımcılar genelde isteklidir.

Proje ilk aşamalarda tüm işletme katmanları için daha fazla bilgi demek olduğu için hemen herkesi memnun eder.

Ancak proje geliştikçe sistem katılımcılardan, sisteme uygun hareket , gerekli bilgilerin girişi ve takibi ve doğru yaklaşımlar istemeye başlar.

İnsanların çalışma şekillerini değiştirmek istememeleri , günlük işlerinin yanında sistemin gerektirdiği işleri yapmakta isteksiz olmaları nedeniyle proje gelişim hızı yavaşlamaya başlar.

Proje toplantılarında alınan kararlar , yapılan tespitler ve geliştirilen uygulamalar eskisine oranla daha yavaş bir biçimde uygulamaya dönüşmeye başlar.

Bunun dışında değişen iş kuralları kullanıcılara önceden yapmadıkları yada başka bölüm tarafından yapılan işleri de yükleyebilmektedir. Bu türden durumlar departmanları karşı karşıya getirmekte departmanlar arasında çekişmeye neden olabilmektedir.

b.     Hedefsizlik Sorunu

Proje ekibinde yer alan kişiler orta vadede proje sorunları altında ezilmeye başlarlar.

Bunun başlıca sebebi demoralizasyondur.

Başlangıçta teorik olarak herşey pembe bir tablo ile çözüldüğü için heyecan daha fazla iken proje ilerledikçe heyecan azalır , moraller bozulmaya başlar.

Proje ekibi işlerin altında boğulmaya başlar. Bunun sebebi projede alınan kararların uygulamaya dönüşmesindeki zorluktur.

Aslında proje şimdi başlamaktadır.

c.      Savunma Sorunu

Yukarıdaki iki sorun beraberinde savunma sorununu getirir. Proje başında heyecanlı ve işleri hergeçen gün kolaylaştıran bir proje ekibi ve kararlılık karşısında sessiz kalan diğer çalışan çoğunluğu, yavaş yavaş sesini hissettirmeye başlar.

Sistemle ilgisi olmayan, aslında kendi işi olan bir problem hakkında bile artık proje ekibine iletmeye ve yakınmaya başlar.

Ekip doğal bir refleksle savunmaya geçer.

Savunma refleksi gelişimi önleyen en önemli faktördür.

 

2.     Proje Kapsam ve Kaynak Sorunları

a.     Kapsam ve Hedefler

Proje başında işletme ne kadar kararlı olursa olsun, kaynakları , proje ekibini , yapılacak işleri ve projenin hangi alanları ne seviyede kapsayacağını keskin çizgilerle tespit edebilmek mümkün olmaz.

Buna karşın işletme yönetimi , proje ekibi ve destekçileri hayalleri oranında iyi bir proje niyetiyle yola çıkarlar.

Bu niyetlerin ulaşılabilir hedefler olup olmadığı , uygulamada yaşanacak güçlükler , uygulamanın iş süreçlerine getireceği bürokrasi önceden hesap edilemez.

Gelinen noktada uygulamalara bakıp hedefleri yeniden değerlendirmek gerekir. Katma değer sağlamayan , gereksiz hedeflerden kurtulup proje hedeflerini uygulabilir hedefler biçiminde revize etmek gerekir.

Bu ciddi bir iştir.

b.     Kaynak ve Zaman Sorunu

Projelerde genellikle orta vadede; değişen iş koşulları , farklılaşılan hedefler , projenin önem ve öncelik sırasında gerilere düşmesi gibi sebeplerle proje ekibinin projeye ayırdığı süre azalmaya başlar.

Bu sebeple ciddi ERP projelerinde tüm süreci bilen en iyi adamlardan oluşan proje ekibi en az 1 yıl süreyle tüm günlük işlerden kopartılır.

Amaç proje bitine kadar gerekli kaynağı garanti etmektir.

c.      Uygulamalar ve Yönetim Sorunları

ERP projeleri  “Bir ERP ürününü  işletmede uygulamak” olarak tanımlanabilir. Aynı proje “İşletme iş Süreçlerini Düzenleme , Düzenlerken ERP yazılımını doğru bir araç olarak kullanma” olarak tanımlandığında iki cümle arasında fark oluşur.

ERP projesinde uygulanmak üzere bir takım kararlar alındıktan sonra , sürecin sahada nasıl yönetileceği , gerekli ek destek yönetim ve kontrollere gerek olup olmayacağı , personelin davranış biçimi ve anlayışı gibi konularda düşünmeye devam etmek , uygulamanın altını yönetim becerileri ile doldurmak gerekmektedir.

Sözün Özü : Özetle her yeni kavrama yaptığımız gibi ERP kavramına da kendi bakış açımızla baktık. Şirket yönetimindeki başarısızlıkları ortadan kaldırmayı, personel verimsizlikleri ve hatta beceriksizliklerini elimine etmeyi hep ERP projelerine yükledik. Halbuki ERP sistemleri iyi bir analiz süreciyle nasıl yönetileceğine karar verilmiş bir şirketin mutabakat aracıdır. Ortak kuralların yönetim noktasıdır. Kuralsızlığın kural olduğu bir işletmede yönetim becerilerini geliştirmek sanıldığından daha zor bir iştir.

Yorum bırakın

*

Sonraki MakaleOtomotivde Genel Proje Yönetimi Sorunları