Krizde Bilgi ve İşletme Yönetimi

Krizin boyutları henüz tam olarak netleşmemekte birlikte süresinin tahminlerimizden daha uzun olacağı anlaşılıyor.

Bu süreçte daha etkili ve yakın yönetim tekniklerinin gerekli olduğu herkes tarafından kabul görüyor.

Bizde daha önce müşterilerimizle yaptığımız toplantılarda daha etkin yönetim, daha sıkı aktivite takibi , daha yakın ilişki konularında çeşitli görüşler paylaştık.

Bu kapsamda öneri ve düşüncelerimi aşağıda maddeleştirmeye çalıştım.

 1)       Krizin Gelecek Etkilerinin Sorgulanması

Her birimizin ve tüm ekibin sezgisel bir takım beklentileri ön görüleri var. Bu bilgileri çoğu zaman kulak gazetesinden elde ediyoruz.

Ancak bütçe rakamlarında sezgisel yapılabilecek düşüşlerin dışında aşağıda maddelerde daha etkili ön izlemeler yapılabilir.

a.       Müşterilerin sektörlerine ve bu sektörlerin muhtemel yavaşlamalarına göre geçen yılın satışlarını düzeltebilir ve bir ön görü satış kaybına ulaşmaya çalışabiliriz.  Örneğin Renault , Ford , Tofaş ve Toyata’ nın üretim düşüşleri ve programları artık biliniyor. Bunların yüzdelerine göre bir değerlendirme yapabiliriz.

b.      Müşterilerin risk durumlarını satış ekibindeki arkadaşlar analiz edebilir ve bu gözle değerlendirme raporları hazırlayabilirler.

c.       Her satış elemanı kaybetmek istemediği ( ciro , stratejik durum , ödeme durumu ) müşteri listesini hazırlayabilir ve bu müşterilere bu süreçte daha yakın olmak üzere ziyaretler planlar.

d.      Bu ziyaretler hakkındaki düşüncelerini geliştireceğimiz kayıt sistemlerine aktarabilirler.

2)       Krize Karşı Alınabilecek Safhalı Önlemler ( Yönetim Sorumluluğu )

Krizin işletmelerimize etkileri ve bu etkileri gösterecek parametrelerin tespiti konusunda ek zaman harcamalı ve yönetim çalışmaları yapmalıyız.

a.       Krizin etkileri hakkında yönetim parametrelerini oluşturmalıyız.

b.      Bu parametreler ne olduğunda nasıl ve ne kadar  risk oluşturuyor anlamına gelecek risk planını yapmalıyız.

c.       Parametreleri her hafta düzenli izlemeliyiz. Yavaş yavaş ısınan sudaki kurbağa olmamalıyız.

d.      Riskler oluşursa ne zaman ve ne kadar önlem alabileceğimizi tartışmalı , ve kriz toplantılarında bu önlemleri uygulamaya koyma kararları almalıyız.

3)       Kriz Ortamında Tüm Ekibin Etkinleştirilmesi

Son günlerde ziyaret ettiğim tüm müşterilerimde gördüğüm bir olumsuz etki var. Personel moralsiz. İnsanlar tanımlayamadıkları bir büyük sorun ile karşı karşıyalar ve moralsiz biçimde işe gelmekten ve beklemekten başka bir şey yapmıyorlar. Bence ihtiyaç duyulan şey motivasyonu tekrar geri getirebilmek. “Kriz Varsa Var Ne Olmuş , Biz Çalışıyoruz” anlayışı ile daha önce yapmadığımız faaliyet planları yapmak.

İşin teorisinde kriz ortamında ekibin motivasyonunun büyük önem taşıdığı ve krizleri fırsata dönüştürme konusundaki beylik lafları gerçek kılabileceği yatmaktadır. Ancak bu türden yaklaşımları anlatmak yapmaktan çok kolaydır. Biz bu konuda bir şeyler yapabiliriz diye düşünüyorum. Bu konudaki düşüncelerim ;

a.       Düzenli bir iç eğitim planı oluşturalım. Bu iç eğitim planı personele bir şeyler öğretmek dışında özellikle “kriz” başlığında beyin fırtınası ve moral yükseltme amacını taşıyabilir. Bu eğitimler kesinlikle üst yönetim tarafından verilmelidir. Örneğin 1994’de ne oldu başlıklı bir sunuş , yada 2001’de ne oldu diye başka bir sunuş yada 2008 Krizi başlıklı bizzat yöneticilerin görüşlerini yansıtacak , çalışanları dinleyecek başka bir sunuş. Amaç personele daha yakın olmak , anlatmak ve dinlemek.

b.      Bir Kriz Yönetim Ekibi Kuralım ve Düzenli Toplantılar Yapalım. Ekibin içinde satış , finansman ,satın alma gibi direk dış dünya ile bağlı katılımcılar bulunsun. Amacımız kriz beklentilerini doğru yönetmek ve alınabilecek önlemleri zamanından önce alabilmek olsun.

c.       Personelle Düzenli Toplanalım ve Yönetim Düşüncelerini Anlatalım , Motivasyonu Artıralım. Her hafta yarım saatte olsa krizi yönetmek konulu toplantılarda düşüncelerimizi beyaz yaka personele anlatalım. Ayrıca belirli aralıklarla üretimde çalışanlarımıza yaklaşımlarımızı anlatmaya çalışalım.

4)       İş Yapış Biçimlerimizi Krize Göre Düzenleyelim

Tüm personel kriz olmadığı zamanlardaki gibi işlerini yapmaya devam ediyor. İş yapışlarımızda bir değişiklik, çabalarımızda bir atış , yöntemlerimizde daha kontrollü metotlar olabilmeli. Yöneticiler olarak bu yaklaşımları tetiklemeliyiz. Bu konuların daha net anlaşılması için de maddeleştirmeye çalışacağım.

a.       Finansman Kontrolünde Değişiklik : Birçok müşterim haftalık ödeme ve tahsilat planları ile finansman yönetimi yapıyor. Fatura kesilme aşamasında vade opsiyonu belirlendiği için bilgi işlem sistemleri bunu otomatik vadelendiriyor. Sonra da her işletme vadesi gelen alacakları ile vadesi gelen ödemeleri koordine etmeye çalışıyor. Oysa vade geldiğinde iş işten geçmiş sonuçlar oluşmuş oluyor. Bunu çözmek için finansman tablolarımızı nakit akış tablolarına çevirebilir ve akış günlük takip etmeye başlayabiliriz. Bu mevcut yönetim biçimimizden daha zor bir yöntem , daha çok işçilik gerektiriyor. Ancak özünde gelecek haftayı ön görmeye ve planlamaya itiyor. Her ne kadar belirsizlik çok olsa da farkı düşünüş ve uygulama biçimlerine ihtiyacımız var.

b.      Müşteri İlişkilerinde Değişiklik : Acaba Satış ekibimizin (kriz yüzünden cirolardaki düşme normal kabul edildiğine göre) gösterebileceği ek çabalar yok mudur? Bu dönemde yeni müşteri edinmek zor mudur.?. Farklı iletişim teknikleri yarar getirmez mi.?. Daldaki kuşları bıraktığımızı varsaysak bile eldeki kuşları nasıl elde tutacağız? Bu konuda yapacağımız şeyler var mı.?.

c.       Satın Alma ve Lojistik Etkinliği : Acaba hangi tedarikçilerimize bize yüklendikleri gibi yüklenebiliriz. Tedarikçilerimizin durumu nedir. Stoklarımızın etkinliği ne durumda. Lojistik etkinliğinde tasarruf edebileceğimiz yerler yok mu.?.

 Son Söz : Gemi dalganın üzerinde bir yüksekliğe çıkmış , şimdi dalga altında hızla çekiliyor ,6-7 metre yüksekten suya çarpacağız. Mürettebat ne yapıyor , ne durumda? Bir yerlere tutunsalar bari. Dümeni tutanlar ise daha bir asılsalar iyi olacak.

Yorum bırakın

*

Sonraki MakaleERP Pazarlama Stratejileri ve Hatalar